REGION – Epidemija virusa COVID-19 primorala je mnoge kompanije i agencije da svojim zaposlenima omoguće rad od kuće. Brojne agencije iz celog regiona objavile su na svojim društvenim mrežama ovu informaciju i pozvale kolege da ostanu kod kuće uz #StayAtHome.
Kako izgleda rad od kuće kada govorimo o multifunkcionalnom timu od skoro 30 ljudi različitih veština, otkriva Karmen Obradović, Client Service i Managing Director hrvatske agencije I TO NIJE SVE: “Ideja da organizacija daje mogućnost zaposlenima da rade od kuće uvek nam je bila interesantna. S velikim zanimanjem čitali smo svaki članak, objavljeni blog te pogledali svaki TedTalk na temu kako produktivnije organizovati kompaniju, jer nam se ideja o osmosatnom radnom vremenu u kancelariji činila ipak zastarelom. Takva ideja je uistinu bila revolucionarna 1914. godine, kad je osmosatno radno vreme uveo Ford Motor Company, budući da su dokazali da su zaposleni produktivniji unutar 8, nego tadašnjih 16 sati radnog vremena. Da, mi danas dolazimo u svoje kancelarije i tamo delujemo 8 sati i definitivno imamo pravo postaviti pitanje da li je takav način rada dobar, jer govorimo o ideji i promeni koja se dogodila pre 106 godina”.
Karmen je dodala da njihova agencija nikada nije odlučila za drastičnu promenu u pristupu radu, jer nije bilo dovoljno hrabrosti sa njihove strane, te zato što su znali da moraju učiniti nekoliko važnih pretkoraka kako bi ideja kreativnijem pristupu poslu zaživela. „Jedan od njih koji nam se pokazao i više nego dobar, sigurno je agilizacija agencije koja nas je pripremila za rad od kuće, a koji nam vrlo verovatno sledi zbog Korona virusa. Agilizacija poslovanja nas je ohrabrila kad danas govorimo o mogućem radu od kuće, jer većinu procesa koje sprovodimo unutar agencije zapravo su vrlo prilagođeni i takvom scenariju. Uostalom, sad smo možda primorani isprobati i testirati neke nove načine vođenja organizacije, koje se možda pokažu i potencijalno boljim i produktivnijim za poslovanje uopšte”, zaključuje Karmen.
Ovim tekstom ona želi podeliti sa vama načine i procedure koje će sa sobom “odneti doma” te ostati produktivni unutar vlastita četiri zida.
Rad u agenciji vs. Rad od kuće
Početak dana u agenciji obeležen je “Daily-jima”. Radi se o sastanku pojedinačnih timova i pregledu obaveza za dan koji sledi. Timovi se nalaze pred svojim boardovima tačno u 9 sati na kojima je sve posloženo kroz Post It papiriće. U kancelariji ne koriste Asanu ili sličan softver jer žele da tim komunicira licem u lice i rešava probleme – timski. Nakon timskih daily sastanaka sledi Veliki Daily, na kojem se okupljaju vođe timova, accounti, vođe sektora, a kako bi prošli nedelju u kojoj se nalaze. I u radu kod kuće, Daily sastanci moraju početi tačno u 09:00 sati. S obzirom na to da im kolege i koleginice više nisu sto do, jako je važno da su sve informacije jasne, a komunikacija kao i “offline” transparentna, te da nema nepotrebnog zadržavanja informacija.
S obzirom na to da im je u agilnom pristupu rada vizualizacija procesa jedan od najvažnijih elemenata, u radu kod kuće, koristiće sjajni Trello. Ovaj alat je odlična zamena za fizičke boardove koje imaju kod svakog tima. Radi na principu kartica koje drag and drop metodom lako možete premeštati po volji, a glavna mu je misao vodilja Kanban, japanska lean metoda unapređenja poslovanja. Već u besplatnoj verziji dolazi sa puno opcija, a za 9,99 dolara mesečno nudi sve što je potrebno za timski rad od kuće.
Uz Trello, u kućnom će se radu ipak osloniti delomično i na Asanu. Reč je o alatu koji je nešto kompleksniji, a koji može biti odlično rešenje kod vođenja velikih projekata. I Asana dolazi u besplatnoj verziji, s kojom manji timovi mogu voditi projekte, dok će za kompleksnije stvari biti potrebno uzeti proširenu verziju.
I dalje se gledaju F2F (face to face)
I baš kao što se gledaju svako jutro na Daily sastancima u agenciji, gledaće se i tokom rada od kuće. Za komunikaciju koriste provereni Skype i Zoom video conferencing alat koji se pokazao kao sjajno rešenje za virtualne susrete uživo. Skype je s njima već godinama, a i s njihovim klijentima pa se nameće kao logično rešenje za komunikaciju. Zoom je možda manje poznat, no razvila ga je ekipa koja je došla iz Cisco WebExa, s kojim se većina korporativnih korisnika redovno susreće. Cena za male timove je 14,99 dolara – može “primiti” 100 učesnika.
Dele podatke bez da se dotiču
Međusobno se tokom jednog radnog dana pošalju gigabajte i gigabajte materijala preko svojih “kućnih” servera. Rad od kuće zahtevao je da ažuriraju priču s lakšim spoljnim pristupom i okrenu se cloud servisima. Kao dobro privremeno rešenje koristiće Dropbox, cloud servis za pohranjivanje podataka. Timski model košta 10 eura po korisniku, a dolazi sa 5 TB prostora. Osim Dropboxa, u svom radu od kuće osloniće se i na Google Drive odnosno ponajviše na njihove Office alate, Docs i Sheets. Radi se o kolaborativnim Office alatima na kojima može raditi više korisnika u isto vreme, a koji su jednako dobri kao Microsoft Office, najpopularniji softverski paket.
Kreiraju hrabru okolinu
Agilni pristup rada, između ostalog, omogućio im je i da kreiraju hrabro okruženje koje omogućava učenje i koje timovima daje mir. Upravo to je danas ključ njihova samouverenog ulaska u čini se neminovni rad od kuće. Jasno definisani procesi ne znače puno bez hrabrog tima koji će i remotely rešavanju problema pristupiti s jednakim žarom. Samo možda u pidžami.
Više informacija pročitajte ovde.
Loading...
