Često sam se u toku organizovanja događaja susretala sa pitanjem kolega kako na najekonomičniji način organizovati događaj, a da obe strane (klijent/organizator i publika) budu zadovoljne. Idealan odgovor ne postoji, ali ovo su saveti koji vam mogu koristiti u radu.
1. Koristite Event Planning alate, koji će vam olakšati posao. Planiranje događaja se može pretvoriti u noćnu moru, ako nemate odgovarajuće alate koji vam u današnjoj tehnološkoj eri mogu olakšati rad. U svakom slučaju, omogućiće vam da snimite sve neophodne detalje, dodate ih postojećem planu događaja i imate uvid u produktivnost vašeg rada kada krenete sa realizacijom.
2. Uvek budite spremni da ponudite predloge koji mogu rešiti postojeće stanje/izazov. Retki su klijenti koji će na prvom sastanku oko organizovanja dešavanja znati detaljno šta tačno žele. Tada na scenu stupa vaš dobro isplaniran portfolio i iskustvo u orgnizaciji događaja! Predložite rešenje, usmerite razmišljanje klijenta ka definisanju toga šta tačno želi od događaja koji se organizuje, koji cilj je potrebno ostvariti. Ako želite da se izdvojite od konkurencije nemojte da vas mrzi da uradite domaći zadatak. Istražujte i pratite globalna dešavanja u industriji, pratite trendove i analizirajte šta daje najbolje rezultate na podneblju gde radite. Ne zaboravite da su detalji ti koji mogu vaš događaj izdvojiti od ostalih. Uvek imajte na umu i budžet kojim raspolažete. Podelite vaše znanje sa klijentima i budite njihov vodič ka dešavanju koje će oduševiti ne samo njih, već i publiku/goste.
Na primer, budite spremni da ponudite budućoj mladi adekvatno mesto održavanja/proslave venčanja shodno broju zvanica, ako vidite da je neodlučna. Ako imate fotografije predloženih lokacija ili ako ste do sada organizovali venčanja na tim mestima pokažite ih. Pomoći ćete joj da se odluči. Zadovoljan klijent je osoba koja će vas sigurno preporučiti dalje.
3. Dobro promislite o uslovima koji vam se nude i zahtevima koje postavljate, jer ne postoji ništa gore od situacije kada se u potpunosti angažujete, a ne budete dovoljno plaćeni na kraju (ili ne budete uopšte plaćeni). Odvojite dovoljno vremena za izradu kompletne ponude organizacije događaja na kojem radite, umesto da okvirno određujete troškove. Postavite klijentu što veći broj pitanja kako biste imali uvid šta se od vas traži da obezbedite i uradite. Na osnovu toga moći ćete da procenite koliko bi trebali da naplatite za usluge. Navedeno vam je bitno i zbog toga što vam se može desiti da ćete biti primorani da smanjujete troškove, jer ste pojedine usluge zaboravili da navedete u ponudi.
4. Važno je da dobro poznajete mesto održavanja vašeg događaja. Da li je za seminar obezbeđena adekvatna i funkcionalna AV oprema? Da li hotel ima kapacitete da u što kraćem vremenskom roku svim gostima posluži dogovoren ketering? Koliko soba možete rezervisati po povoljnim cenama u hotelu gde se održava konferencija/seminar za posetioce koji dolaze iz drugih gradova/država? Previd ovakvih „sitnica“ vam može zauvek zatvoriti vrata kod klijenata za koje organizujete događaj. Zbog toga veoma vam je bitno da upoznate menadžere hotela i šefa sale sa kojima ćete sarađivati i da unapred definišete šta možete očekivati od njih.
5. Uvek definišite rokove. Vaš plan mora da sadrži krajnji rok za rešavanje svakog detalja koji je deo vašeg event plana. Pisanje plana bez uključivanja rokova je najlepši uvod u katastrofu koja vas čeka kako se događaj bude bližio. Morate imati definisano kada se zatvara lista potencijalnih govornika; do kada morate znati celokupan meni i ketering agenciju/restoran/hotel koji će isporučiti hranu; do kog datuma je neophodno poslati pozivnice za događaj (ako ih šaljete)…
Ne zaboravite da ste vi, kao event manager, plaćeni sa zadatkom da događaj protekne bez problema. Vaš zadatak je da se postarate da posetiocima/gostima bude pružena najbolja moguća usluga i da kompanija/organizacija koja vas angažuje bude zadovoljna rezultatima tj. da sve protekne bez problema.
Autor teksta: Snežana Subotić
Izvor: Prototip
Loading...
