Od ponedeljka se većina zaposlenih I&F Grupe, kao i naši klijenti i partneri, našla u situaciji u kojoj verovatno ranije nije bila. Počeli smo da radimo od kuće. Razlog je drugačiji nego što je iko od nas mogao i da zamisli.
Sa radom od kuće, prvi put sam se susreo u Velikoj Britaniji 2008.godine dok sam radio u avio-industriji. Podeliću sa vama svoja iskustva i šta sam naučio.
Rad od kuće je drugačiji od rada u kancelariji, često je opušteniji, omogućava nam da se lakše fokusiramo na konkretne zadatke, blizu smo porodice, radimo u okruženju koje smo sami napravili, dizajnirali i uredili. Verovatno je da će rad od kuće biti prijatno iskustvo za nas, ali isto tako i za naše klijente.
U nastavku sledi osvrt na nekoliko aspekata rada od kuće na koje treba obratiti pažnju kako bi nam svima iskustvo zaista bilo pozitivno.
Komunikacija
Prva stvar koju ste sigurno primetili tokom ovih prvih dana rada od kuće je da je komunikacija drugačija. Ono što smo uzimali zdravo za gotovo, više nije moguće. Nema koleginice za susednim stolom s kojom možete da se posavetujete, ne možete da pogledate preko ramena kolegi za stolom iza vas i da zajedno odgovorite na mejl klijenta, ne možete da se konsultujete sa timom u Mekenzi ili da pričate o „stvarima“ u liftu. Za nas iz Lokomotive (hiper link na sajt), činjenica da više nema tabli na zidovima svuda oko nas na kojima su iscrtani dijagrami, sheme i zaključci sa sastanka od prošle nedelje, je veliki izazov. Sve je to preko noći nestalo.
Obezbediti efikasan protok informacija je jedan od najvećih izazova za remote timove. Rad od kuće nas vrlo brzo nauči da je komunikacija jedan od ključnih preduslova za uspeh praktično svakog projekta. I oni koji su za sebe uvek mislili da mogu da rade sve sami, vrlo brzo shvate koliko su svakoga dana dobijali i delili informacije sa kolegama a da toga možda nisu ni bili svesni i da je upravo to „živo“ deljenje informacija, značajno unapređivalo kvalitet njihovog rada, a time i njihovo zadovoljstvo učinjenim.
Za većinu čitalaca ovog teksta, prva misao na temu komunikacije bi bila da je potreban dovoljno dobar alat i da će se ona nesmetano nastaviti. Pogrešno. Iako odgovarajući alat može da pomogne da se komunikacija uspostavi i olakša, efikasna komunikacija pre svega zahteva dobru organizaciju. Ko, s kim, kada i zašto komunicira je jednako važno kao i šta se komunicira, a sve zajedno je mnogo važnije od tehnike ili alata koji se koristi za realizaciju te komunikacije.
Evo i par saveta kako da komunikaciju olakšate i prilagodite uslovima:
- Dogovorite se da periodično, najmanje jednom nedeljno, imate sastanak sa timom organizovan kao video conference, na kojem ćete dogovoriti šta će biti urađeno sledeće nedelje – napravite nedeljni plan. Dajte sebi vremena u početku, ne brinite ako inicijalno ovi sastanci traju nekoliko sati, vremenom će postati kraći i efikasniji. Procenite šta je moguće uraditi, pa plan uskladite sa mogućnostima.
- Procene vremena nisu nešto što intuitivno radimo. Raščlanite svaki zadatak i korak na delove ili faze, uporedite ga sa nečim sličnim što ste već radili, tražite da kolege pomognu u proceni i komunicirajte – diskutujte o procenama jasno i glasno. Na taj način preuzimate na sebe odgovornost da uradite upravo onoliko koliko možete, a ne onoliko koliko neko misli da treba. I trudite se da ispunite obećano i dogovoreno.
- Jednom dnevno, obično na početku radnog dana, sumirajte sa timom šta je svako od vas uradio juče i šta imate od zadataka za taj dan. Time omogućavate da kao tim uskladite aktivnosti i minimizujete čekanje – „da kolega nešto završi“
- Koristite video conference kada god možete i nemojte da se stidite da uključite kameru. Nema veze ako u tom momentu sedite u kuhinji.
- I&F Grupa raspolaže i snažnom infrastrukturom za Skype video pozive ali nemojte da zazirete od isprobavanja drugih alata. Svaki tim može da nađe i koristi nešto što mu više odgovara. Vrlo popularan besplatan alat (uz ograničenja za veće timove) je Zoom.us
- Koristite virtuelne table za crtanje, gde možete vizualno da komunicirate ideje. Posebno korisno za sastanke na kojima konceptualizujete rešenja ili čak i kompleksne alate za real-time online kolaboraciju kao što je miro.com
- Dogovorite se sa timom i za chat aplikaciju koju ćete svi koristiti. Slack je vrlo popularan već par godina ali ni Microsoft Teams ne zaostaje. I ovde važi, koristite ono što celom timu najviše odgovara.
- Kada se odlučite za jedan od alata za rad/komunikaciju, pre nego što prvi put zakažete termin za sastanak ili dogovor, isprobajte kako alat funkcioniše, kako bi zakazan sastanak bio efikasan, odnosno kako bi se svi učesnici osećali komforno pri korišćenju predloženog alata.
- Isključite se sa svih kanala komunikacije kada zaista morate da se skoncentrišete. Uvek postoji mogućnost da vas kolege kontaktiraju mejlom koji je mnogo manje invazivan kanal komunikacije od chata, video i telefonskih poziva.
- Budite jasni i očekujte od drugih jasnoću. I na sastancima uživo učesnici često izađu sa različitim shvatanjem izgovorenog i dogovorenog. Ne stidite se da pitate, tražite dodatna razjašnjenja.
- Kada veza nije najbolja, ključni zaključak ili informacija mogu da vam promaknu. Slobodno tražite da kolege ponove izgovoreno. Naravno, imajte strpljenja za kolege koje vas nisu čule, pa ponovite strpljivo ono što im je promaklo.
Mali timovi
Menadžment procesa i ljudi u uslovima rada od kuće je takođe izazov, pogotovo za kompanije koje nisu imale vreme potrebno da se za takvu tranziciju na organizovan način pripreme.
Univerzalno rešenje za ovaj problem je organizovanje u što manje timove, idealno u timove koji predstavljaju male i fleksibilne funkcionalne jedinice. Tim od troje ljudi će lakše da komunicira međusobno kao i da izabere alate za komunikaciju i termine sastanaka nego tim od 20 ljudi. Samim tim će i lakše da podeli zadatke, dogovori zajednički pristup datom problemu, koordiniše aktivnosti kako bi proces rada bio efikasniji – čekanje da kolega nešto završi je jedan od značajnijih razloga neefikasnosti u organizacijama.
Iz ugla menadžera, mnogo je lakše upravljati organizacijom u kojoj je šest timova od po tri člana nego jedan tim od 18 članova. Tim od 18 članova se, u praksi, svodi na 18 timova od po jednog člana.
Ergonomija
Ako već niste primetili onda ćete verovatno uskoro, da i pored toga što je rad od kuće generalno prijatan, sedenje je teže i neudobnije nego sedenje u kancelariji. Razlog za to je jednostavan. Dobar deo nas kod kuće ima nameštaj koji nije napravljen za rad. Oni koji imaju pravi radni sto i pravu radnu/kancelarijsku stolicu, imaju i priliku da sebi naprave ergonomsko, udobno i zdravo radno okruženje. Oni koji to nemaju, te rade na stilskoj stolici za trpezarijskim stolom, već posle nekoliko dana će da počnu da osećaju posledice. Prvi znaci su bol u ramenima i leđima, vratu i u ručnim zglobovima.
Da biste efikasno i kvalitetno radili, redovno ustanite, protegnite se i prošetajte. Idealno bi bilo da imate ergonomsku stolicu i sto na kojem ima dovoljno prostora da stavite računar, monitor (ako ga koristite) i na ispravan način oslonite podlaktice.
Ako koristite laptop, može vam biti interesantno to što možete da radite sa sofe ili iz kreveta. Nemojte. Neće dugo proći pre nego što potražite pomoć fizijatra.
Probajte da deo dana radite stojeći. Iznenadićete se koliko je udobno posle kratkog perioda navikavanja. I lopta može da pomogne da održite tonus mišića i ispravan položaj tokom sedenja.
Disciplina
Ovo je nešto što zavisi samo od vas. Napravite svoj dnevni plan rada i pridržavajte ga se. Ustanite ujutro na vreme kao da idete na posao, presvucite se iz pidžame u udobnu odeću u kojoj vas neće biti sramota da se iznenada uključite u video conference, odredite sebi pauzu za ručak i radite do onog vremena do kog biste inače radili i u kancelariji.
Kod kuće ima puno stvari koje nisu vezane za posao i koje nam privlače pažnju i teže je dugo ostati koncentrisan na rad nego u kancelariji, te da bismo nastavili da radimo efikasno kao do sada, u ovim novim uslovima, potreban je dodatni napor i volja svakog od nas.
I još jedna stvar. Kada ste sami kod kuće, nema kolega oko vas koji će svojim entuzijazmom i energijom da vas „podignu“, povuku i fokusiraju. Sami ste izvor svog entuzijazma i generator svoje energije. Budite fokusirani, proaktivni, obratite pažnju na kolege koji su možda u „energy low“ fazi, ponudite pomoć, lepu reč čak i češće nego što to radite u kancelariji, učestvujte u conference pozivima sa entuzijazmom jer energija stvara energiju… i držite se svog plana.
Nastaviće se…
Autor teksta: Tomica Orešković, Direktor, Lokomotiva
Loading...
