Projektni menadžment predstavlja upotrebu znanja, veština, alata i tehnika radi projektovanja aktivnosti koje bi najbolje ispunile zahtev projekta. (Project Management Institute)
Isti principi projektnog menadžmenta važe i u IT industriji i prilikom izrade website-a ili aplikacije.
Svaki projekat ima svoj “životni ciklus” – od inicijalne ideje do zatvaranja projekta. Taj ciklus se sastoji od iniciranja, planiranja, izvršavanja, kontrolisanja i zatvaranja projekta. Projekt menadžer ima ulogu koordinacije procesa, kao i njihove kontrole. Svaka od faza ciklusa je veoma bitna kako bi se ceo projekat efikasno i kvalitetno odvijao, o čemu projekt menadžer izveštava kako nadređene tako i klijenta.
U web developmentu faza iniciranja u većini slučajeva počinje tako što novi klijent inicira sastanak sa željom da se redizajnira i unapredi postojeći ili uradi potpuno novi website ili aplikacija. Druga opcija javlja se kod klijenata sa kojima saradnja već postoji – interni eksperti iz oblasti web developementa treba da analiziraju website ili aplikaciju, utvrde nedostatke (kako funkcionalne, tako i dizajnerske), ukažu na potencijalne slabosti, i daju preporuke, savete i ideje o rešavanju problema i unapređenju trenutne verzije website-a ili aplikacije. Nakon usaglašavanja potreba i ciljeva klijenta, definišu se rokovi kao i budžet koji je klijent spreman da izdvoji za projekat, a zatim se prelazi na proces planiranja.
Proces planiranja sprovodi se tako što se prikupljaju sve neophodne informacije o tome šta je klijentu bitno da prezentuje i na koji način želi da komunicira sa potencijalnim klijentima ili saradnicima putem svog digitalnog sadržaja. Da bi website bio dobar, potrebno je angažovanje nekoliko eksperata. Ovde se pre svega misli na web dizajnere, copywritere i web developere. Kada su u pitanju veći i složeniji projekti, nekada je potrebno angažovati timove ovih eksperata koji imaju svoje projekt menadžere.
U fazi planiranja najbitnije je saradnicima jasno predstaviti projekat, šta je ono što se od njih očekuje, u kom vremenskom roku i koji su potencijalni rizici i izazovi koji se mogu dogoditi u toku samog projekta. U fazi planiranja definiše se redosled rešavnja određenih taskova koji u najvećoj meri obuhvataju dostavljanje materijala i implementaciju istog. Ukoliko je moguće, projekt menadžer nastoji da dobrom koordinacijom maksimalno izbegne “prazan hod” i grupiše određene taskove, i time doprinese efikasnosti. U ovoj fazi veoma su korisni brainstorming sastanci na kojima se odmah rešavaju dileme koje se mogu pojaviti u procesu planiranja.
Od faze planiranja u velikoj meri zavisi da li će projekat biti uspešno zatvoren ili ne, i ona je veoma bitna jer su u nju uključeni svi koji imaju interes od realizacije projekta. Nakon uspešnog planiranja, prelazi se u fazu impementacije plana.
Foto: Unsplash
U fazi implementacije, projekat postaje realan, vidiljiv. Uspeh projekta će umnogome zavisiti od toga kako i koliko efikasno projekt menadžer vodi proces i motiviše saradnike da daju svoj maksimum u rešavanju svakog taska. Protok informacija između klijenta i projekt menadžera, a zatim projekt menadžera i saradnika na projektu, od ključnog je značaja u ovoj fazi. Zbog toga se često koriste neki od toolova, kako bi sve informacije bile integrisane na jednom mestu i kako bi projekt menadžer u svakom trenutku imao uvid i mogao da iskontorliše napredak izrade website-a. Ovo je naročito važno u izmenjenim poslovnim okolnostima, kada većina saradnika na projektu radi decentralizovano ili remote. Neki od toolova najčešće korišćenih jesu Trello, Asana, Jira, Click Up… Ovi toolovi maksimalno olakšavaju komunikaciju između dizajnera, developera, copywritera i projekt menadžera, a ceo workflow može da isprati i klijent kako bi bio uveren da se projekat odvija prema planu i u zadatim vremenskim okvirima.
U nekim slučajima klijent nije aktivno uključen u fazu implementacije i tada je uloga projekt menadžera da izveštava klijenta o dinamici realizacije projekta. Ova komunikacija sa klijentom je bitna, jer se neretko dešava da je u toku samog procesa implementacije potrebno napraviti dodatne izmene i korekcije sadržaja, kako bi klijent bio maksimalno zadovoljan i kako bi njegova očekivanja bila ispunjena.
Kada svaki tim saradnika na projektu završi svoje taskove, a pre finalne prezentacije klijentu, projekt menadžer proverava da li je sve usaglašeno sa odobrenim sadržajem, da li ima odstupanja od dizajna i da li je potrebno izvršiti dodatne izmene ili korekcije. Responzivnost na svim uređajima, a posebno na mobilnim telefonima je imperativ. Tek ako su svi ti kriterijumi zadovoljeni, projekat se nakon prezentacije klijentu i završnog odobrenja pušta live i tada se “proglašava” zatvorenim.
Nakon zatvaranja projekta, projekt menadžer radi analizu kako bi utvrdio šta je to što je dobro urađeno, šta je ono što je moglo biti bolje urađeno i šta je ono čime nije zadovoljan. Samo tako moguće je napredovanje i unapređenje projekt menadžementa na svim nivoima.
Za Marketing mrežu tekst napisala:
Dragica Munćan, Digital Project Manager, Smartpoint Adria
Loading...
){kind=link}