Istraživanja iz godine u godinu pokazuju da sve više vremena trošimo na e-mail. Interno i eksterno komuniciranje uprkos brojnim dostupnim kanalima često se najviše svodi baš na e-mail.
Ipak ni 45 godina od kada nas je Ray Tomlinson zauvek zadužio izumom digitalne komunikacije, ne postoji jasan konsenzus oko toga šta je, a šta nije pristojno e-mail ponašanje. Zapravo, saveti se svode na ono što je ionako svima poznato, a finesama se niko ne bavi.
U 2012. istraživanje McKinsey Global Instituta utvrdilo je da neverovatnih 28 odsto radne nedelje zaposleni utroše na čitanje i odgovaranje na e-mailove. Prošle godine Adobe je uradio istraživanje na 400 ispitanika koje je dalo još lošije podatke – 3.2 sata u danu utrošimo na mejlove vezane za posao.
Osnove su važne
Za nas koji se bavimo komunikacijama ovaj podatak indikativan je na mnogo načina. Pre svega, on govori o tome koliko zapravo zaboravljamo posvetiti se osnovama dok istovremeno radimo na naprednim alatima.
Mnoge kompanije danas se u izgradnji internih komunikacija posvećuju razvoju naprednih alata – od uvođenja internih društvenih mreža pa do video sadržaja kojim distribuiraju poruke, a kao da zaboravljaju da se većina internih komunikacija i dalje događa putem dobrog starog e-maila. I baš zato jer je to kanal kojim se događa tako puno komunikacije, nije u redu pustiti da zaposleni nagađaju šta je primereno u e-mail komunikaciji, isto kao što nije preporučljivo ne podučavati menadžere kako da se bolje i asertivnije izražavaju.
Ok, znamo za velika slova
Pre godinu dana bila sam u prilici sa članovima menadžment tima jedne velike hrvatske IT kompanije razgovarati o ovoj temi. Pripremila sam im jednu vežbu – s komunikacijske strane izuzetno loše napisan e-mail. Ukupno sam u taj jedan mali dokument ubacila 13 komunikacijskih grešaka. Kada je grupa trebala pronaći greške, niko samostalno nije uspeo naći više od devet.
Međutim, ono što me posebno iznenadilo jeste žestina sa kojom su neki branili svoj stav da nešto nije greška. Naravno, svi su se složili oko toga da velika slova nisu poželjna u pisanoj komunikaciji.
Klizav teren
Međutim, stavovi oko primerene upotrebe opcije carbon copy-a (popularnog CC-a) nisu bili ni približno slični. Treba li izbrisati prethodno dopisivanje kad nekoga dodajemo u CC, ili to nije nužno, izgleda zavisi više od ličnog stava nego o kompanijskoj kulturi. Isto je i sa brisanjem nekoga iz CC-a.
Slažemo li se svi da je prosleđivanje maila bez pisanja uvoda izuzetno nepristojno? Ili i dalje ima onih koji će braniti stav da je to jednostavno nepotrebno kad se radi o komunikaciji sa kolegama iz kompanije? Znamo li svi da ‘Poštovana Tatjana’ nije primereno obraćanje? Ili bi nam e-mail bonton dobro došao?
Autor: Tatjana Petričušić
Izvor i foto: Komunikacijski laboratorij
Loading...
