Šta je život, nego maštanje, stremljenje ka željama i planiranje kako da te želje ispunimo, dok se on sam ne dogodi i mimo svih naših planova, demantuje i nas i plan i smesti nas u situaciju da prevazilazimo neke nove okolnosti. Ponekad ih prevaziđemo držeći se grčevito plana, ali mnogo češće menjajući ga, neretko i u korenu, jer postoje okolnosti koje odmah postave nova pravila.
Iz ugla event menadžera, pravo je umeće prepoznati taj trenutak, napustiti brižljivo pripremljen plan i okrenuti se potpuno novom putu sa nepromenjenim ciljem. Prihvatiti istinu da ponekad rigidno praćenje plana zahteva više energije i ne donosi uvek rešenje. Rešenje donosi sposobnost da se plan prilagodi trenutku, toj novoj okolnosti i oblikuje u realnom vremenu, bez gubitka suštine.
Slična stvar, usudiću se da uporedim, je i sa džezom. U džezu postoji tema i postoji cilj, a to je da muzičar bude istinit prema sebi u trenutku zajedničke improvizovane igre.
Svaki događaj ima svoj cilj, a to je da pibliži željenoj grupi ljudi određeni brend,
Kako i na koji način? Šta želimo da ti ljudi, naši gosti, odnosno publika oseća, na koji način da razmišlja i šta da uradi posle događaja? Koju poruku brend treba da pošalje i kako?
Sam događaj, naravno, deo je šire slike marketing kampanje za određeni brend. Još jedan moćan alat, koji čini deo veće slagalice. Razlika u odnosu na sve ostale alate je što on predstavlja “živo iskustvo brenda”, marketing u realnom vremenu, gde program, odnosi među učesnicima i emocije proistekle iz prethodno pomenutog čine energiju koja se, ako sve “legne kako treba” ne zaboravlja.
Harmonija, tempo i struktura u džezu su svakako zadati i dobro uvežbani.
Struktura samog događaja se odnosi na slaganje konkretnih stvari – lokacija, predavači, teme predavanja ili panela, govori, kulturni, odnosno umetnički deo, posete zanimljivim lokalitetima, poklon, odabir menija, slaganje vina…
Office sa najboljom scenografijom
Postavljanje strukture u startu kreće od nekoliko desetina, često i stotina mailova, telefonskih razgovora i sastanaka koji mesecima unapred trasiraju put do “savršene” lokacije, koja neretko nametne temu skupa. Potraga za lokacijom je moja savšena kancelarija, koja podrazmeva eksterijer najinteresantnijih karaktersitika i upoznavanje zanimljivih ljudi.
Događaj u Puli i Brionima, pre par godina nametnuo je jednu lepu temu i doveo do interesantne analogije. Kako je u pitanju bio regionalni skup, a svima su Brioni asocijacija na Tita, odnosno bivšu Jugoslaviju, odmah se javila ideja da taj skup treba da nosi poruku jednog dugogodišnjeg suživota i velikog prijateljstva i da akcenat treba da bude na tom ljudskom momentu, koji svi mi duboko u sebi osećamo i čuvamo.
Ta jedna iskra nam je dala vetar u leđa i čitav vizual skupa krenuo je da se razvija u retro dizajnu, topao i nostalgičan. Imena umetnika su se nekako sama nametnula, jer ko je za to doba autentičniji, interesantniji i uzbudljiviji od grandiozne Bisere Veletanlić! A, onda po prirodi stvari, i veliki Vasil Hadžimanov i veličanstveni Matija Dedić. Bilo jednom na Brijunima je predstava koja je morala biti odigrana na tom događaju.
Ideje su se samo ređale, to je bio adrenalin, koji se retko doživi u tom delu procesa, mnogo meseci pre samog događaja.
Klupko je nastavilo da se odmotava uzbudljivim tempom. Nismo samo rezervisali hotel i konferencijsku salu, iznajmili smo pozorište, organizovali transfere, scenografiju, dizajnirali razlednice, koje će naši gosti poslati svojima na “old fashion way” – klasičnom poštom sa nalepljenim markicama.
Svaki detalj, koliko god sitan delovao, imao je svoju težinu i smisao. Nije bilo prečica i lakših puteva, sve je moralo da funkcioniše.
Nekoliko dana pre samog događaja spiskovi su se menjali, dopunjavali, čak su i noći bile kratke za sve što je bilo potrebno uraditi, ali znali smo da će ogromno zadovoljstvo, kada mu dođe vreme, izbrisati i poslednji trag umora. To su oni momenti kada znamo da ćemo sa velikim brojem ljudi podeliti dragoceno iskustvo.
I, zaista je tako i bilo, uvek dobijemo tu nevidljivi nagradu – saznanje da smo od ideje napravili trenutak za pamćenje. I da ćemo sledeći put reći – Idemo opet!
I, tako je svaki put. Zbog jedne posebnog, tajnog sastojka koji negujemo godinama – iskrene želje da se svaki naš gost oseti posebno, ispoštovano i da u svom srcu sačuva lepu uspomenu na život.
Tišina – dah ravnoteže pre sledećeg koraka
Kao što u džezu publika kroz svoju tišinu ili neku drugu reakciju i svoju energiju utiče na muzičara, tako i na događaju gost utiče na dinamiku prostora i intenzitet dešavanja.
Takođe, kao i u muzici, važna je tišina. Tišina na događaju predstavlja prostor gde gost sam režira svoje vreme. Događaj bez ovog prostora može lako da izgubi ritam.
Muzičar sluša publiku, event manedžar osluškuje gosta.
I, koliko god događaj bio isplaniran do najsitnijeg detalja, on je živa stvar, koja se vodi u trenutku dok se događa. To je “bend” koji svira uživo i koji broji najčešće desetine muzičara, koji sinhronizovane rade u trenutku.
Pun improvizacija, kao i džez.
Ipak, džez je disciplina koja dozvoljava improvizaciju samo onima koji savršeno poznaju pravila. Muzika dijaloga, gde svaki instrument ima glas, ali zajednički cilj ostaje jasan i prepoznatljiv.
I, nijedna improvizacija na događaju nije slučajna. Pre svega, jer je ona moguća samo ukoliko je već napravljena jaka logistika, sa jasno definisanim ulogama i ciljevima svake aktivnosti.
Tek tada, event menadžer ima slobodu da nešto skrati, produži ili potpuno preusmeri tok programa, odnosno reaguje na energiju publike i sve te neplanirane trenutke iskoristi kao svoju prednost. Imati mogućnost improvizacije je zapravo kontrola, nikako njen gubitak. Ako se dobro koordiniše, ona nikako nije haotična, ona je vrhunac discipline, takoreći odgovor na tu novu okolnost u skladu sa svim ostalim uslovima.
Naravno, tema događaja mora ostati prepoznatljiva, bez obzira na improvizaciju, poruka brenda mora biti potpuno jasna i, što je možda najvažnije, identitet kompanije u svakom trenutku prepoznatljiv.
Najbolji događaji, baš kao i najbolji džez koncerti, ne pamte se po savršenstvu, nego po živosti, autentičnosti i energiji trenutka.
A upravo tu, između plana i improvizacije, nastaje iskustvo koje publika ne zaboravlja.
Autorka teksta: Snežana Borojević, Consumer Care & Event Manager, Salveo Srbija
Loading...
