Današnjica i stanje na tržištu ukazuju na to da skoro svaka ozbiljnija kompanija ima sopstvenu konferenciju ili drugi tip događaja po kojem se prepoznaje u društvu i izdvaja od konkurenata.
Poslovni događaji namenjeni networkingu su trenutno među najpopularnijim događajima, a lepo je videti da su mnogi usvojili principe organizovanja događaja koje je postavio TED.
Ukoliko vam je postavljen zadatak da organizujete događaj za vašu kompaniju ili možda želite da organizujete serijal manjih događaja kojima biste proširili svoju profesionalnu mrežu onda će vam sledeće smernice koristiti.
Prva smernica tokom planiranja je, naročito ako nemate mnogo iskustva, da posmatrate kako su slične događaje odradili profesionlaci i šta je to što je njihove događaje izdvojilo iz mora drugih. Ovo je očigledan savet, ali mnogo je nadobudnih početnika sa kojima sam se susretala u radu koji ovaj stepenik preskoče, previde ga, misleći da je beskonačno samopouzdanje jedini uslov za uspeh. Nažalost, nije. Bez znanja i adekvatne analize nema uspešno organizovanog događaja! Praktično znanje se ne stiče preko noći, a volontiranje je dobar korak (ukoliko vam situacija i mogućnosti to dopuštaju) da se isto stekne. Volontiranjem dobijate priliku da se na licu mesta uverite šta je to što prilikom organizovanja može da krene mimo planiranog, kao i da vidite šta je i kako dobro organizovano. Često se dešava da ljudi pokušavaju da uđu na događaj bez kupljene karte, kao navodni prijatelji (pratioci) govornika, mada ima i drugih kreativnih izgovora kojima se služe. Volontiranje je bitno zato što daje priliku da naučite kako da iznesete ovakve situacije na diplomatski način, kako ne biste sutra imali problema i neprijatnih situacija kada budete glavna i odgovorna osoba za organizaciju.
Govornici i teme koje odaberete su ključni za uspeh dešvanja. Ne dozvolite da vas obeshrabri to što nemate pristup najpopularnijim govornicima u oblasti koja je predmet vašeg događaja. Skoncentrišite se na to da pored predavanja koja ne bi trebala da budu duža od 25 minuta, osmislite panel diskusije koje su usmerene na podesne i popularne teme u datoj oblasti. Ako vam panel traje 30 – 45 minuta sasvim je dovoljno da imate par učesnika, ne više od pet, a panelisti će svakako biti skoncentrisani i unapred izbrifovani da iznesu suštinu problema o kojem se diskutuje. Pronađite način da uključite publiku u diskutovanje, jer su retki događaji gde je publika aktivna u diskusiji. Mahom paneli deluju kao da se otaljavaju i prisutni u publici, naročito na konferencijama, gledaju da ih izbegnu. Ne dozvolite da vaš panel bude još jedan u nizu onih dosadnih i besmislenih.
Osmislite događaj tako da biste sami poželeli da mu prisustvujete kad bi ga neko drugi organizovao. Posmatranje događaja samo iz jednog ugla je veoma opasno. Sagledajte ga iz više različitih uglova. Zatražite mišljenje članova vašeg tima. Više glava je uvek pametnije od jedne. Pronađite prostor koji je komforan, dobro osvetljen, potaman za broj posetilaca koji očekujete. Lokacija nekada može biti presudna za posećenost. Nije svaka lokacija dobra za svaki događaj. Vodite računa o tome. Tajmlajn događaja bi trebao biti dovoljno dinamičan i zanimljiv, jer posetioci na njemu treba da se osete prijatno. Povedite računa i o keteringu. Nemojte služiti ono što ni sami ne biste jeli ili popili.
Posetioci vašeg poslovnog događaja su tu da nešto i nauče, osim što će se povezati sa novim poslovnim kontaktima. Tokom registracionog procesa kroz pitanja koja im postavljate saznajte što je više moguće o njihovim interesovanjima i profilima kako biste mogli da organizujete adekvatan događaj. Naravno, logistika je majka događaja. Niko se neće sećati boje slova na registracionim karticama, ali će se sećati da li je događaj počeo na vreme, da li je bilo u dovoljnim količinama odgovarajućeg osveženja, da li su se govornici pojavili na vreme i kakva su predavanja održali (da li su nešto smisleno i upotrebljivo rekli ili su imali samo još jednu u nizu prodajnih priča ili su pričali samo priče radi).
Dakle, put do smislenog događaja u ovom slučaju čini Sveto Trojstvo – sadržaj, govornici i okruženje (lokacija događaja). Ljudi će se unervoziti ako ih ostavite gladnima, žednima, žestoko kasnite sa programom ili su teme dosadne, da ne kažem čist promašaj. Zbog toga uvek krenite od osnovnih stvari prilikom planiranja, a kasnije obezbedite sebi dovoljno vremena za razradu događaja i planiranje detalja.
Autor teksta: Snežana Subotić, Prototip
Loading...
