Kako da formirate budžet za vaš event?

Planiranje tačnog budžeta za događaj koji organizujete često deluje kao „igra bez granica“, odnosno predstavlja jedan od najvećih izazova sa kojima ćete se susretati u radu. Problematika balansiranja budžetom često vuče korene još u početnim fazama planiranja događaja. Zbog toga je definisanje načina finansiranja događaja jedna od prvih stvari koje radite kada planirate event.
Projektovanje se uvek započinje uključivanjem raspoloživih finansijskih sredstava, a ne obrnuto, kako kod nas u većini slučajeva rade organizatori događaja. U toku planiranja morate što detaljnije identifikovati potencijalne rashode, jer ćete u suprotnom imati dosta problema da ne probijete iznos planiranog budžeta. Da biste sprečili mogućnost da se nađete u takvoj situaciji u nastavku teksta možete pronaći pojedine smernice o tome kako da pravilno procenite troškove događaja i kako da identifikujete oblasti u kojima biste mogli da smanjite izdatke.
Kada stavite na papir sve komponente koje su vam neophodne da biste organizovali neko dešavanje, videćete da troškovi čine jedan širok spektar… Najočigledniji troškovi su za ketering i zakup lokacije održavanja. Ali, lista troškova tek počinje sa navedenim stavkama. Stvar je u tome da previd makar jedne kategorije troškova može imati katastrofalne posledice po uspeh događaja. Da do nepredviđenih situacija ne bi došlo uvek do detalja definišite listu troškova.
Kao event planer dužni ste stručno koordinirate i upravljate finansijama tj. budžetom predviđenim za događaj. Imajte na umu da klijenti uvek žele savršen događaj, tako da neće uvek imati realne zahteve, ali ste zato vi tu da im pojasnite šta je u realizaciji moguće, a šta nije i zašto nije. Na vama je odgovornost da se premosti jaz između njihovih očekivanja i postojećeg budžeta. Da biste izbegli nesporazume i šumove u komunikaciji napravite listu pitanja koja ćete im postaviti prilikom prvog sastanka i ugovaranja budžeta (npr. Kada i gde je predviđeno da se održi događaj? Koliko gostiju/posetilaca je planirano? Koliki budžet po osobi je predviđen? Koje su tri najbitnije stvari na događaju? Koje tri stvari uopšte ne želite da vidite na dešavanju?)
Nakon što definišete kako bi trebao da izgleda događaj i procenite sa kolikom količinom novca raspolažete možete preći na strukturiranje budžeta. Važno je da upoznate klijente sa činjenicom da je budet koji definišete „radni nacrt“ istog i da im objasnite da su promene moguće, naročito kako se budu dodavali troškovi pojedinih detalja koje ste prevideli ili situacija koje iskrsnu u toku rada. Ne zaboravite na to da vam neće svaki klijent imati iskustva sa budžetiranjem i potencijalnim fluktuacijama koje se mogu pojaviti. Zbog toga je najbolje da vrednost budžeta povećate za 10% (ako je ikako moguće), kako biste lakše izašli na kraj sa dodatnim troškovima koji se mogu pojaviti. Bolje vam je da tako nastupite, nego da ostanete bez budžeta, odnosno da probijete predviđeni limit.
Osetljiva tema u celoj priči je i kako da formirate cenu svog rada. Kod nas se ustalilo iracionalno mišljenje da je organizacija događaja free i da oni koji učestvuju u istoj bi trebali da budu skoro, ako ne i volonteri. Naravno da na takve uslove nikako ne pristajete! Postoji više načina kako možete naplatiti vaše usluge, a najbitnija činjenica je da ugovorom bude definisan iznos i način plaćanja i da vaše usluge budu sastavni deo budžeta koji se planira.
Retko ćete imati priliku da organizujete događaj sa neograničenim budžetom. Češće ćete biti u prilici da tokom planiranja i organizacije donosite odluke o smanjenju troškova. U ovakvim situacijama budite veoma oprezni i ne zaboravite da prilikom rezanja troškova uvek imate na umu koje su to opcije koje najveći utisak ostavljaju na goste. (Zbog toga je ranije u tekstu navedeno pitanje koje su tri stvari koje su najbitnije na događaju.) Troškove smanjujete u onim oblastima koje neće nešto posebno dotaći posetioce/goste.
Osvetljenje i ozvučenje imaju veliki uticaj na celokupan doživljaj gostiju. Pored toga imaju veliki uticaj i na budžet. Dobro definišite šta vam od audio i video opreme zaista treba i kome ćete prepustiti rukovođenje ovim delom u toku realizacije događaja, jer je ovo jedna od oblasti gde se najviše budžeta troši.
Marketing je još jedna oblast čiji troškovi eksponencijalno rastu, ako ne dobijate željene rezultate. Ako vam marketing nije odgovarajući, nećete imati dovoljan broj posetilaca/gostiju da pokrijete troškove događaja. Zbog toga dobro osmislite marketinšku i komunikacionu strategiju.

Izvor: Prototip
Autor: Snežana Subotić