Event management u doba korona virusa

Pre samo nekoliko meseci, početkom 2020. godine svi trendovi iz industrije komunikacija su govorili da će event management, odnosno organizacija događaja dominirati tokom cele godine. Januar mesec i dobar deo februara u planovima event timova su uglavnom meseci bez velikih očekivanja. Tada radimo planove, pripreme, nove strategije za celu godinu. Tako je bilo i ove godine. Od druge polovine marta, april, maj, jun svi meseci bili su prepuni dogovorenih događaja. Pobedili smo na nekoliko pitcheva i optimistično gledali u biznis plan.

Šta smo, odnosno nismo očekivali?
Kada se početkom godine COVID 19 pojavio u Kini, celokupna industrija u Srbiji funkcionisala je normalno kao uvek, bez ideje da isti taj virus može doći kod nas i momentalno zaustaviti celu industriju.

Kao neko ko vodi tim organizacije događaja i produkcije u agenciji New Media Team, a to je jedan od sektora po kom je agencija prepoznatljiva, odlučio sam da ovoj situaciji pristupimo najbezbolnije što je moguće po ceo tim i biznis. Da počnemo da organizujemo događaje koristeći nove alate. U saradnji sa našim dugodišnjim klijentima Novakom i Jelenom Djoković i njihovom fondacijom organizovali smo ZOOM press konferenciju u Srbiji.

Novak, Jelena i NDF doneli su odluku da doniraju milion evra za kupovinu respiratora i neophodne medicinske opreme koji su potrebni zdravstvenom sistemu u Srbiji. Mogli smo da pustimo press release i tako informišemo javnost, ali smo zajedno sa Noletom i Jelenom odlučili da to bude press konferencija na ZOOM platformi. Dogovor i finalno odobrenje klijenta – četvrtak. Press zakazan za petak u 12h.

Hitno smo stupili u kontakt sa timom ZOOM customer service, koji su nas pozvali u roku od 30 minuta od poslatog zahteva za call. Usledio je jednočasni razgovor sa centralom ZOOMa iz San Franciska od kojih smo dobili dragocene savete koje sada delimo ako neko od kolega bude planirao istu stvar.

Šta podrazumeva organizacija kvalitetne online press konferencije?
– Zoom meeting – izabrali smo ovu opciju po savetu Zoom Customer service. Nismo koristili free nego pro verziju (15 dolara) što omogućava da nemamo ograničenje vremena trajanja call-a. U besplatnoj verziji trajanje je 45 min. Očekivali smo do 100 novinara. Postoji opcija i webinar, ali tada Novak i Jelena ne bi videli medije što nismo želeli, a hteli smo da imamo mogućnost da novinari postave i uživo pitanje ako se možda ne razumemo dovoljno jasno preko poruke. Dakle naš topli savet je – zoom meeting.

– Ključ su host i moderator – host je osoba koja organizuje sam poziv i koja rukovodi tehničkim delom razgovora – ko u kom momentu postavlja pitanja, ko odgovara i na koji način se sve to radi. Host konferencije ima mogućnost da kontorliše postavljanje pitanja preko chat. Preciznije, postoji opcija da svako pitanje koje učesnici napišu prvo dođe do hosta na odobrenje. Mi smo se odlučili da svi učesnici u real time-u postavljaju i vide sva pitanja. Prvi razlog je transparentnost, a drugi što nam je bilo važno da se pitanja ne ponavljaju jer kada novinari vide šta su kolege pitale neće duplirati pitanja.

Moderator u ovom slučaju je neko ko virtuelno organizuje sve ljude, u našem konrektnom slučaju govornike i medije koji su pozvani da prisustvuju konferenciji. Ovo se ne razlikuje mnogo od konferencija koje se dešavaju u uobičajenim situacijama, bitno je da se zna ko u kom momentu postavlja pitanja i odgovara na ista.

– Poziv medijima – nekoliko sati pre početka konferencije poslali smo mail svim medijima sa detaljnim uputstvima vezanim za pristup samoj platformi i našeg meetinga. U mailu je bio link za pristup online konferenciji koji je bio namenjen isključivo osobi na čiji mail je poslata i to je bio način da se kontroliše broj prisutnih medija. Važno je da moderator i host budu online minimum 15 minuta pre početka obraćanja da porazgovaraju sa medijima, dogovore se još jednom oko svega, redosleda, provere chat gde će pisati pitanja..

– Mute – mi smo izabrali i preporučujemo opciju da svi učesnici osim Novaka Jelena i moderatora budu utišani kako bismo mogli neometano da pratimo njihovo obraćanje. Medijima je bilo jasno iskomunicirano da sva pitanja postavljaju chatom. Moderatorka je nakon uvodnog dela govornicima postavljala pitanja i to se pokazalo kao jako efikasno.

– Recording – celokupno obraćanje je snimljeno i mi smo ga odmah poslali medijima, postavili na youtube, ali može se i skratiti i tako skraćeno slati medijima ili deliti na mrežama.

– Press release – Svakako smo napravili press release koji smo odmah nakon konferencije poslali medijima. Preporuka je da to i vi pripremite. Vodite računa i o pratećim fotografijama, sasvim je u redu da one budu ilustracija same press konferencije.

I još nekoliko detalja..

– Dobar internet – Za kvalitetnu online konferenciju jedan od prvih uslova je dobar internet, kako za hosta i govornike, tako i za one koji prate press konferenciju. Više puta naglašeno od ljudi iz zooma. Host naročito mora o tome da brine.

– Ambijent – Još jedan savet za sve oni koji organizuju online konferencije je da vode računa o ambijentu u kom se govornik nalazi. Jasno je da smo, zbog trenutne situacije, svi u stanovima i kućama, ali da se ne bi odvlačila pažnja od onoga sto govornik ima da kaže, on nikako ne treba da sedi u kuhinji, pored televizora, prozora i slično. Dakle, potrudite se da pronađete mesto u stanu ili kući koje ima neutralnu pozadinu.

– Za vreme trajanja konferencije, neophodno je da govornik ima potpuni mir i izolovanost kako bi što bolje preneo poruku i ispratio temu o kojoj se priča.

Nadamo se da smo uspeli da podelimo neke savete koji su nama bili važni u pripremi. Svakako vam stojim na raspolaganju ako imate neke dodatne nedoumice.

Autor teksta: Strahinja Đurčić, New Media Team


Oceni tekst

3,67 od 5
Loading...

Komentari