Prvo pravilo Marfijevog zakona glasi da ’ništa nikada nije jednostavno kao što se to čini na prvi pogled’.
24. april je, 2009. godine, i za samo dva meseca u Beograd će stići preko 10 hiljada sportista, praćeni šefovima svojih delegacija i zvaničnicima iz preko 150 gostujućih zemalja. Borilišta su spremna, sportsko selo takođe, sve procedure i pravilnici su već davno definisani i uvežbani. Ostale su finese, poslednje pripreme za početak drugog po redu najmasovnijeg događaja na svetu – 25. jubilarne letnje Univerzijade Beograd. I baš kada je delovalo da sve ide po planu, na vestima se objavljuje da je u Meksiku registrovan prvi slučaj gripa AH1N1.
Drugo pravilo kaže da ’sve što ne želiš da se desi, desiće se brže nego što možeš da pretpostaviš’. Tri kratka dana kasnije, sada već imenovani svinjski grip stiže u Evropu, a samo dva dana posle i u region. 11. juna, tek 15 dana pred otvaranje Univerzijade, Svetska zdravstvena organizacija proglašava pandemiju gripa.
Treće pravilo Marfijevog zakona: stvari uvek mogu biti gore. Dan pred ceremonijalno otvaranje sportskog sela i dolazak sportista, i Srbija beleži prvi registrovan slučaj gripa. Sa prvim registrovanim gripom stiže i prvi medijski članak:
Iz sportskog, mladalačkog događaja, Univerzijada se preko noći pretvara u širioca zaraze i rastuću opasnost po građane Srbije. Čisto kako bi se potvrdilo i četvrto pravilo Marfijevog zakona – ako bilo šta u tvom poduhvatu može da krene naopačke, budi siguran da će krenuti.
Pravilnici i scenarija kriznih komunikacija, od aprila do početka Univerzijade dobijaju posebno poglavlje, a krizno komuniciranje postaje redovnost i svakodnevica. Predstavnik PR tima Univerzijade učestvuje u radu posebne Radne grupe za praćenje pandemije, a napori se čine da se fokus sa zabrinutosti prebaci na pripreme i predostrožnost. Organizuje se konferencija za novinare na kojoj o tome govore predstavnici Ministarstva zdravlja, VMA i Aerodroma Beograd, kao ulazne tačke sportista iz čitavog sveta, a za medije se organizuju posete poliklinici VMA u Univerzitetskom selu, koja je u tom trenutku sigurno najopremljeniji stacionar u zemlji.
Činjenica da vojna organizacija, nadležna za zdravstvenu bezbednost svih učesnika Univerzijade, ima veoma jasne komandne lance odnosi se i na nemogućnost davanja bilo kakvih izjava vojnih lekara bez odobrenja nadležnih. Uvažavajući to, ali istovremeno strahujući zbog mogućeg odlaganja reakcije do ispunjenja svih pravila službe, organizuje se nekoliko sastanaka sa čelnim ljudima Ministarstva odbrane i VMA i postiže dogovor i odobrenje za draft prve izjave u slučaju potvrde gripa na Univerzijadi i način komuniciranja koji predlaže PR tim Univerzijade. Otvaranje Sela organizatori dočekuju sa svim odobrenjima i uobličenom izjavom u koju samo treba “popuniti po crticama” konkretne podatke, u slučaju pojave gripa među sportistima. Dakle, ako postoji i najmanja šansa da se desi, desiće se.
I desilo se. Veče pred ceremonijalno otvranje Igara, doleteo je sportista iz Australije, koji je dva sata po dolasku, zbog primetnih simptoma, poslat na ispitivanje na VMA. Nešto iza ponoći, infektolog VMA obaveštava PR sektor o mogućem razvoju događaja. Na veče otvaranja, dobijamo i konačnu potvrdu – imamo prvi slučaj svinjskog gripa na Univerzijadi. Već od 9 sati narednog dana, PR obaveštava novinare da će u 11 sati potpukovnik dr Srđan Lazić dati izjavu o prvoj potvrdi gripa. Veliki broj ekipa snima izjavu, ali vidi i relaksirane sportiste i normalan život u selu. Po potvrdi dva nova slučaja, PR šalje saopštenje ne čekajući pozive novinara, insistirajući na merama epidemiološke zaštite. Tvrdimo da je Selo najbezbednije mesto , jer ne postoji naselje u kojem su svi žitelji obavezni da se svakog jutra jave na pregled, a lekari i najblaži simptom prijave epidemiolozima. PR odeljenje je neprekidno na raspolaganju medijma i javnosti za sve dodatne informacije. U posetu sportskom selu dolaze i predstavnici Svetske zdravstvene organizacije, a pozitivan publicitet preuzima primat. Komunikacija je pod kontrolom, a Univerzijada izašla iz komunikacione oluje.
Peto pravilo Marfijevog zakona: kada sve deluje da ide glatko, budi siguran da si nešto propustio. Šesto pravilo Marfijevog zakona: priroda je uvek na strani skrivenih tokova. Nepisano pravilo: nesreća nikad ne ide sama.
Taman što je Univerzijada Beograd izašla iz oluje komunikacije, zadesila je druga oluja. Ovoga puta prava. A zatim i požar u sportskom selu.
Sreća u nesreći bila je jedino ta što je PR tim, zahvaljujući dobroj kriznoj pripremi tokom planiranja Igara, već predvideo slična krizna scenarija, i samim tim bio adekvatno pripremljen na ovakve situacije. U noći između 5. i 6. jula, u jednoj od stambenih zgrada dogodio se požar na strujomeru. Vatrogasci, koji su stigli za 45 sekundi i ugasili požar za 6 minuta, u međuvremenu su, uz pomoć organizatora, evakuisali i 200 sportista. Činjenica da je akcija ovako brzo i uspešno sprovedena i da su svi sportisti već posle dva sata bili u svojim sobama, samo je izvanredno dopunila već pripremljenu izjavu, koju je PR poslao u toku noći i najranijim jutarnjim satima. Komunikacijski akcenat stavljen je na izuzetnu reakciju vatrogasaca i organizatora i zahvalnost Korejskog ambasadora, čiji su sportisti bili smešteni u toj zgradi.
Rezultat: sve objave u istom tonu, čak i kod najtabloidnijih listova. Moglo bi se zaključiti da je komunikacijski požar sprečen zahvaljujući izuzetno brzoj reakciji vatrogasaca, ali i PR sektora.
Uz svetsku ekonomsku krizu, nestabilnu političku situaciju, požar, grip i najveće nevreme koje je ikada zadesilo Novi Beograd, bilo je lakše poverovati da ni jedan od planova krizne komunikacije nije bio suvišan. U toku manifetsacije PR tim je imao poverenje i podršku neposrednog rukovodstva i kolegijuma, što je znatno olakšalo definisanje potrebnih komunikacijskih procedura.
Činjenicu da se Univerzijada ne pamti ni po gripu, ni po požaru, daje nam za pravo da poverujemo da su krizne komunikacije bile dobro odrađen posao. Ako je tačna izreka da ono što nas ne ubije, jača nas, onda sa sigurnošću možemo tvrditi da PR sektor Univerzijade Beograd nikada nije bio jači.
Bogatiji za mnoga iskustva, uspešno prevaziđene krize i zajednički proživljene najgore košmare svakog PR profesionalca, danas svakako imamo duboku svest o tome šta pravovremena i kvalitetna priprema, efikasna reakcija i dobar timski duh znače u odnosima s javnošću.
Posvećeno svim članovima PR tima Univerzijade Beograd 2009.
Tekst za DSOJ napisala: Tamara Koštro, menadžer za odnose s javnošću Victoria Group
Loading...
